イベントごとを企てたとき、確実にケアしなくてはいけない問題が有ります。
それが「人数調整問題」です。
ドタキャンを考慮したり、ドタサン（急な参加）を考慮したり、その連絡受付して業者さんに連絡とって、と大忙し。
規模の大きなイベントになるとその数も増えて、大変です。
以前、料理店で無断キャンセルにより数十万円の損失になったことが問題とされたニュースもありました。
人の増減はお金の問題にもつながる重要な要素です。
そんな「人数調整問題」にという観点においても、ケータリング・デリバリーは有用なのです。
普段、なんとなくケータリング・デリバリーを注文されている方が多いかと思いますが、ちょっと別の観点からケータリング・デリバリーのメリット/デメリットをみていこうと思います。
人数調整において、どういったところを工夫したらよいのか。
ケータリング・デリバリーを頼むときにどこを気をつければよいのか。
経験値を元にお話していきます。
人数調整のコツ
・参加者候補に、その瞬間に判断させる
回答遅れを防ぐことで、人数のブレを少なくするコツです。
これを考えるのに、例として、社内の懇親会を例に考えてみます。
その瞬間に判断をさせる
普通、「１ヶ月後のXX日に懇親会があります。つきましては、YY日までに出欠の連絡をお願いします」というような内容で出欠確認メールを送っていませんか？
一見、ちゃんと期日を作っていて締め切り前に人は動くと思われがちです。
しかし実は、これ調整（回答率を高めることが）しにくいやり方なのです。
「一ヶ月後」の予定を周知していること、そして期日がメール送信日から期間があることが課題なのです。
「まだ日にちがあるから後で検討しよう」と参加者候補に思わせてしまってはいけません。３日、いや１日後になったら頭から抜けています。
なので、「その場で判断すること」を促す文面にすべきです。
確定しなくてよいので、現時点での意向を回答してくださいという姿勢にします。
回答率を高くすることが最初の狙いです。
または、
「◯◯月✕✕日、△△プロジェクトの関係者で、懇親会があるので、空けておいてください。既に出席が厳しい方はご返信ください」
とする方法もあります。
強制力が働くことに嫌悪感を感じる人もいるかもしれませんが、こうしたことで、回答率が高くなります。
タイトルを工夫する
メールのタイトルには「【回答必須】【本日中】」などをつけて緊急度を高くみせてあげましょう。
そして、参加、不参加の二択ではなくて、「今のところ参加」という回答のしやすい選択肢を設けておくとよいです。
一度回答してもらえれば、仮に予定が変わってしまったとき、間違った回答をしてしまっている状態になるので、参加者候補自らが修正してくれるようになります。
・参加
・不参加
・検討中（今のところ参加）
など、グレー回答も設けましょう。
グレー回答者がわかれば、確認連絡も直接とり、正確な回答を得られることができます。
マメに回答修正の機会を与える
回答してもらって、その後は「修正するなら今ですよ」を送ってあげましょう。
たとえば、１ヶ月前、１週間前、３日前、１日前と、重要度にもよりますが、マメに「変更ありませんか？あればどうぞお気軽に」と送ってあげると、「あ、いけなくなったんだ」「参加できるかも」の人たちからも情報を吸い上げることができるようになります。
ケータリングデリバリーで人数調整
なるべく正確に人数を把握する努力は上記で実現できます。
しかしそれでも100%間違わないということにはなりません。
そこをケータリングデリバリー業者さん側との連絡でうまく緩和しましょう。
料理・飲み物の用意の仕方もいろいろあります。
人数分を幹事がうまいこと発注するか、業者さんに依頼するか、に大別されます。
ホームパーティだと自分でつくるという選択肢もありますね。
結論からいいますと、柔軟に対応してくれるケータリング業者さんを使うことがおすすめです。というのも、当日多少人数の変動があっても、おおよそで注文しておくことができるからです。
どのようなシーンでもおねがいできるのもよいところですね。
「当日は75名の参加予定だったが、ドタキャンを見越して、ケータリングの注文は70名で注文。案の定72名が最終の参加人数だった」なんてこともあります。
まとめ
人数調整問題の観点からも、ケータリングデリバリー業者さんは大変心強い味方であることをお伝えしました。
業者さんによって、同じ人数目安でも、量がちがったりします。
「10人程度だと書いてあったのに、少なかった…」という声も。
量と質のバランス、コストパフォーマンスを意識した注文は、ケータリング担当者の腕の見せ所です。
ぜひ、トラブルなき、イベントのご成功を！
