レンタルスペースは、その人の目的によって色々な場面で使用できる便利な貸しスペースです。
今ではおしゃれな内装や、備品のレンタルサービスも充実しているので様々な場面での利用ができるようになりました。
ただ、多様性が増える反面どのように選んだらいいのか分からなかったり、判断基準に困る方がいると思います。
今回は、レンタルスペースを選ぶ際に確認しておきたいポイントを紹介します。
1.レンタルスペースの種類
レンタルスペースはを大きく分けてみると、２つに分けることができます。
「会社経営のもの」「個人で経営しているもの」に分かれるので、その特徴を確認します。
会社経営のもの
会社や企業が運営しているもので、ビルの一室だけでなく、最初から貸し出すのを目的に作られた場所を運用しているものがほとんどです。
ホテルの会場の手配など大型イベント会場なんかも一括して運営の代行をしているので選択できる幅が多いのも特徴といえるでしょう。
また、会社で運営しているので、予約や問い合わせのやり取りのマニュアルがしっかりしており、スタッフのサービスが丁寧なのもポイントでしょう。
ただし、会社が運営している場合よくあることですが、利用料が個人の運営と比べて高くなることもあります。
個人が運営しているもの
会社と比べて、個人で運営しているものは種類もそこまで多いわけではありません。
例えば、自宅の一部やその人が持っている物件を時間貸ししているケースが多いです。
どう行った場面に最適化と言うと、利用料が安く、アットホームな雰囲気の空間で過ごしたい場合に適していると言えます。
ただし、料金が安いことから、設備等の期待はあまりできない場合もあるのでそこは目的によって使い分けるといいかもしれません。
2.立地やアクセス
どういった場面で使うにしても、必ず参加者を呼ぶ必要があります。
お迎えの車を出すとしてもそれにそった駐車場なんかやアクセスのよさは確認しておく必要があるでしょう。
その為、きてもらう人の為にアクセスの良い場所であるかどうかの確認が必要になってきます。
まず、場所を確認する際に大切なのは、駅から近い場所であるかが重要になってきます。
アクセスがいい場所を選択することで、参加してくれる方々の負担を減らせることができ、結果的に全体の満足度に繋がるからです。
また、アクセスも重要ですが、わかりやすい場所であることもポイントとなってくるので、駅から近いからといって油断しては行けません。
会議などの仕事で使用する場合には、遠方からくる人もいるかもしれないので、駅に近い場所を選ぶことは相手を気遣う上で重要なポイントとなってきます。
また、目的によっても異なりますが、周辺に飲食店やコンビニ、スーパーなど、日用品が帰る施設があると何かを用意する場合に便利なので覚えておきましょう。
3.設備や広さ
利用する際に設備や部屋の広さはとても重要です。
目的にそって、レンタルスペースを利用する前に、参加する人数を把握することで必要となる広さを明確にしておきましょう。
どれくらいの人数を収容するのかだけでなく、立食になるのか、会議形態でテーブルと椅子が必要になるのかなども明確にする必要があります。
場合によっては、テーブルや椅子を増やしたり、減らしたりすることが可能かなどその部屋の利用範囲も確認しておきましょう。
利用する目的によって、必要となる設備は異なってくるので、プロジェクトはいるのか、マイクやホワイトボードはどうするか、キッチンやカラオケ設備は必要かなど、どういった設備が必要なのかをしっかりと確認しておきましょう。
4.料金について
利用料金を確認する
利用する場所や会議室によって料金は様々です、また、提供している会社によっても料金は変わるので気をつけてください。
基本は、webサイトの料金表をチェックすることが大切です、会社によっては料金がわかりにくいところも多くあるので注意が必要です。
見積もりを出さないと料金が明確にならないところもあるのですが、そういったところはあまりサービスがよくないところの可能性も高いので最初から利用を検討するのもいいかもしれません。
シンプルにわかりやすく、利用料を他の会社とも比較しやすいところだけをチェックするだけでも自分にあった会社を選択できると思います。
支払い方法・手数料を明確にする
利用する前に、支払いするときの方法を確認しましょう。
銀行振込なのか、当日現金払いなど運営している会社によって色々あります。
個人で運営している場合は、そこがややこしい場合もあるので事前に把握しておきましょう。
会社での利用の場合は領収書を発行してもらうことが可能か、事前に見積もりを出していただけるかも合わせて確認するといいでしょう。
また、物販を行ったりした場合に、売り上げの一部を販売手数料として徴収されるところも存在します。
事前にそういった手数料がかからないことを確認しておきましょう。
5.キャンセル料を把握する
予約した際に、場合によってはキャンセルをしないと行けない場合があります。
そういった場合は、いつまでならキャンセル料がいくら発生するかを確認しておきましょう。日程によって料金も変わるので発生する日数やそれにかかる料金を確認するのが大切です。
6.ケータリングサービスがあるか
レンタルスペースを利用する場合、料理を持ち込めるような場所はいっぱいあります、そういった場合ケータリングを合わせて利用できるか確認しておきましょう。
レセプションの後に、軽食や飲み物が用意できるのなら場所を移動せずに飲み会を行うことができます。
料理や飲み物があることで、参加者の肩にも喜ばれ、会議やイベントの満足度も向上するのは間違い無いでしょう。
ただし、レンタルスペースを運営している会社によっては、独自のケータリングプランを提供しているところもあるのですが、基本的にその会社と提携しているケータリングなので仲介料がかかっていたりすることで割高になっていることがあります。
ケータリングの利用を一括して行ってもらうのは楽ですが、料金や料理の質にこだわりたい方は、ケータリングのお店の選択は別に行った方がいいでしょう。
他の記事でも紹介していますが、その会社が提供している会社が本当にいいケータリングとは限らないので、それぞれの口コミや評価も参考にしてみてください。
