以前、「歓送迎会を社内開催するメリットは？」という記事で、歓送迎会を社内開催することについてメリットデメリットのお話をしました。
その続編として、今回は、いざ社内開催しようというときにどう進めたらよいのかという観点で、お話していこうとおもいます。
題して、歓送迎会を社内開催するためのコツです。
歓送迎会の目的の再確認
どんな作業を進めるときにでも、確認しておくことが大切なことですが、まず、そもそも歓送迎会はどこのだれのために開催するのかを改めて確認することから始まります。
たとえば、参加者の属性が、25才の女性なのか、45才の男性なのか。
これだけでも、どんな会が良さそうか、イメージが変わってくるかと思います。
25才の女性の場合、洋風でおしゃれなデザートがあると喜ばれるかも、という発想になるかもしれません。
45才の男性の場合、こってりしたお肉よりも、さっぱりお寿司、ヘルシーな食べ物がよさそうだ、という発想になるのかもしれません。
このように、参加者の属性によって選択肢が分かれていきます。
会社にとって大事なお客様がくるのかどうか、そのときの雰囲気はカジュアルがよいのか豪華な感じがよいのか。
どうおもてなししたらよいのかは、目的によりますし、食べ物（ケータリング・デリバリー）も同様です。
参加人数の確認
飲食店ほど厳密な人数把握は不要ですが、大雑把にでも、何人くらい参加するのかはもちろん把握すべきですので、確認しておきましょう。
参加人数の確認について、詳しくはこちらの記事（「イベントの人数調整問題」）に工夫の仕方を記載しています
料理はケータリング・デリバリーを
パーティや懇親会の社内開催が決定されたとなったら、料理と飲み物の手配が必要になってきます。
さきほども述べましたが、大人数となってきた場合、いっそうケータリング・デリバリーが便利です。
人数の目安がわかっていれば、電話で「◯◯人くらいです」と担当者さんに伝えさえすれば、その量をうまくアレンジして作ってきてくれるからです。
一般的なデリバリーピザの場合を考えてみると、「M３つとL２つで足りるかな…」など頭を悩ますことになることは容易に想像できます。
さらに、「ピザだけだとつまんないから、お菓子も買ったほうがいいかな…お菓子はポテチ？おせんべい？甘いもの..?」なんてどんどん考えることが増えて複雑でむずかしくなっていきます。
メニュー構成まで考えることはかなり負担になります。そこまでやっていると、本業にも差し支えるかもしれないです。
この、時間的コスト、メニューのバランスというパフォーマンスを考えたら、「手っ取り早くケータリング・デリバリー」のコストパフォーマンスは申し分ないです。
飲み物の調達にボトル少々
飲み物は、缶のお酒ばっかりだと、ちょっと物足りないと思われるかもしれません。ワイン、日本酒、ウィスキーのボトルがいくつかあるだけで見栄えはよくなるのでお薦めです。
ケータリングの業者さんによっては、飲み物のサービスも提供していることがあるので、先にそちらを確認しましょう。こちらも、人数とボトル本数のちょうどよいバランスは、業者さんが熟知しているので相談しましょう。
ただし、ちょっとお値段がかかるので、自前調達も検討してもいいと思います。カクヤスさんであれば、数千円で見栄えを整えることができるので、ひと手間かけてもおもしろいです。
参加者の声をきいてみる
そして、できることなら、参加者の声をきいてみることも、取り入れてみてください。
ここまで上げてきた、料理や飲み物はもちろん、どんな場所がよいか、希望を軽く聞いておくと、検討する時間も節約できる上に、満足度向上が期待できます。
全員に満足してもらうことはなかなか難しいものですが、「みんなのために頑張ってくれている」と思ってもらえれば、やる気にもなりますし、参加者もよろこんで参加してくれるはずです。
普段から周囲の人とコミュニケーションをとっておくことも、満足度を上げるコツに通じます。
もし、意見をヒアリングしたこの時点で、「普段いかないところがいい」なんていわれたら社内開催は危ぶまれますが、そういう意見もとっておいて、引き継ぎのときに共有しておきましょう。
まとめ
経験則にはなっていますが、今回は、歓送迎会を社内開催する場合に考えてほしいコツをご紹介しました。
歓送迎会の目的、だれのためにやるのかから始まって、料理はケータリングデリバリーがおすすめです。
飲み物はボトル少々。
参加者さんにも軽くヒアリングしてよろこんでもらえる選択を心がけるのがポイント。
あるいは、人数の把握さえできれば、ケータリング業者さんにトータルコーディネートを相談することもできます。
考えることが多く、はじめての担当者さんは大変だと思いますが、当記事にて紹介したことをご参考にしてください。
ケータリング業者のランキングもご紹介しています。
