私の会社でもそうですが、新人が入社したり、異動があったりすると、決まって歓迎会・送迎会が開催されます。
若手の人が幹事をやることが多いのではないでしょうか。よくあるケースは、日程調整して、居酒屋を探して予約して、人数を決めて、、ですね。
実は、社内でパーティを開催することが１番負担もコストも抑えられるのです。
そこで、今回は、社内で歓送迎会をすることのメリットデメリットを記載してみようと思います。
歓送迎会しよう！ってどんなとき？
入社・退職・転属・異動など、出会いや別れが多くなる季節がありますね。そう、まず春です。
この時期は、お店の予約も埋まりがち。苦労される幹事さんも多いのではないでしょうか。
また、歓送迎会ではありませんが、忘年会・新年会もお店の予約がうまりがちですね。そのような場面に出くわした幹事さんも御覧ください。
歓送迎会を社内開催することのメリット
歓送迎会を外の飲食店ではなく、社内で開催することにどのようなメリットがあるか、挙げていきます。
１．人が集まりやすい
まず、移動の手間もなく、参加のハードルが下がるため、人が集まりやすいことがあります。
人によっては、仕事が残っていて、遅刻参加になってしまったり、逆に夜家族との約束があって早退しなければいけないということもあります。
外の飲食店で歓送迎会をやると、どうしても遅刻・早退はしにくいです。
一方、社内開催であれば、遅刻・早退のハードルは低くなります。
どうしても残タスクがあれば、乾杯だけして、ちょっと仕事に戻るという工夫も許されるでしょう。
最近の若い人にありがちですが、「パーティとか面倒くさいな」と思う人でも、社内でパッと参加できる状況であれば、万事解決。「ご飯だけでも」「ビールもらっちゃおう」という軽い気持ちで若い人も参加し、結果的に交流が巻き起こる期待が持てます。
２．協力してくれる人がいる
お店の人と連絡取って、社員に連絡とって、調整して…と大変なものですが、社内開催すれば、幹事の負担を減らしてくれる協力者がいてくれます。
たしかに設営が手間だったりしますが、手の空いた人を募って手伝ってもらいましょう。その時点でコミュニケーションが生じて、親密度向上が期待されます。すべて１人でやらなくてはいけない、、とプレッシャーを感じる幹事さんもいることでしょうが、社内開催であれば、仲間ができるので、安心、うれしい、仲良し。
３．安上がり
飲食店の利用は、人数と日程の調整だけすれば、とても便利に歓送迎会が開催できます。
しかし、それは飲食店の人に料理や飲み物、場所、配膳係を貸してもらえているからであり、それはつまりお金を対価として支払う必要のあるサービスを受けているということになります。
社内開催をすれば、一手間かけることを条件にそうしたサービス料金を削減することができます。
たとえば、居酒屋で2時間、飲み放題・料理８品コースを頼んだとすれば、一人あたり3000円から4000円はかかります。
しかし、安いケータリング・デリバリーの業者さんを利用すれば、料理は一人あたり1000円程度。飲み物１本300円として、5本飲んでも合計2500円。
実はそんなにお酒を飲まないし、飲みたい人、飲みたくない人いますので、お店でけっこうなお金を払うのはもったいないです。
社内開催であれば、かなり低価に済むのです。
４．調整が楽
メリット１でもお話しましたが、参加のハードルがかなり低くなります。それゆえ、大体の人が参加できます。
出席確認の◯✕△でいえば、◯と△の人は参加可能に考えて良いでしょう。
そして、△が多くても、お店側に電話して人数を変更するなどの調整はいらなくなります。急な変更にも柔軟に対応できるのです。
歓送迎会を社内開催することのデメリット
次に、考慮しておきたい、デメリットもご紹介します。
１．メリハリがつかない
社内で開催すると、参加ハードルが下がる分、業務と交流会の区切りが取りにくくなります。
そうすると、歓送迎会の重要性、存在感が希薄になってしまう危険性が有ります。それだけならまだしも、それはつまり、歓迎される人、送り出される人からすると、ちょっとさみしいことですよね。
もしかしたら、歓迎される人、送り出される人に事前アンケートをして、開催希望場所を確認しておくことがよいかもしれませんね。
２．料理・飲み物のクオリティ
料理は、ケータリングサービス、デリバリーサービスを利用することになりますが、さすがに、それなりの飲食店でだされるものに比べ、見劣りすることがあります。
注文する前にはしっかり調査しておくことが必要です。
飲み物は、缶のお酒ばっかりだと、ちょっと物足りないと思われるかもしれません。ワイン、日本酒、ウィスキーのボトルがいくつかあるだけで見栄えはよくなるのでお薦めです。
３．掃除・汚れ・破損
お酒をこぼしたり食べ物を落としたり、大切な会社のスペースが汚れてしまうことがあります。幹事さんは掃除が必須です。掃除して落として済む汚れでは問題ありませんが、たとえば備品が壊れるとか、損害が生じる場合は大変こまりますね。このことにも注意はしておきましょう。
まとめ
今回は、歓送迎会を開催するにあたって、社内開催のケースにつき、メリットデメリットをご紹介しました。
概ね、社内開催はおすすめです。ただし、重要なイベントでは、向いていません。
もし、社内開催を検討してみようという方は、続編記事「歓送迎会を社内開催するためのコツ」をご参照ください。
