ケータリングデリバリーというと、しっかりとした食事の場合に利用されるイメージかもしれませんが、実は軽食のサービスも便利です。
どのような懇親会かによって頼むべき内容も変わってくるので、今回は「懇親会」に絞ってケータリングデリバリーの使い方をご紹介する内容です。
まずは、懇親会にどういったものがあるかをお話した上で、ケータリング・デリバリーを利用するのであれば、どういった主旨の懇親会に適しているのかをお伝えできればと思います。

どんな形式の懇親会なのか

まず、どんな形式の懇親会が開かれるのかを確認しましょう。
目的と言い換えることもできます。

たとえば、
・１グループ４人で集まってテーブルを囲んで懇親する
・立食形式で自由にする
・時間ごとに席移動してもらう
etc…

これらのように、どういう人の動き方になるのかがある程度想像できていれば、それに合わせてケータリングデリバリーを依頼することができます。

これに加えて、運営スタッフが充分いるのかも確認要素です。
会場設営はもちろん、懇親会中の各人員の動き方はどうしていくのか。
各テーブルを回って料理を取り分けたり飲み物を配って回る人がいるのかどうか。
人数的に、その余裕はあるのかどうかということです。

これらによって、どういう形式の懇親会にしたらスムーズに進行するのかがわかってきますので、会場レイアウト、ケータリング・デリバリーについてもイメージがぼんやり湧いてきます。

会話のネタはあるか

懇親会や交流会が苦手な人の中には、「何を話したらよいかわからない」という方が多いです。
そういった方のためには、何か共通する話題がある場であれば、比較的安心感はあるはず。

PTAの集まり、サークルの集まり、ビジネスの集まり、、などいろいろあると思いますが、その懇親会で話のネタになる共通項目はありますか？
初対面で会話が盛り上がるか不安、という場合には、気の利いたコミュニケーションを円滑化するものを用意したいところです。

料理でいえば、普通より豪華にするとか、変わり種を用意することが考えられます。
その要望も、注文のさいに業者さんに伝えておくと、アドバイスがもらえることも。

共通ネタがある場合

放っておいても会話が盛り上がることが期待できる場合は、ケータリングデリバリーは、人があまり動かないで済む形態を選ぶことをおすすめします。
会話の途中で食事や飲み物を取りに行ったり、提供されたりすると、話の腰を折ることになってしまいかねません。取り分ける必要がある料理も避けたほうがよいかもしれません。
小分けになっていて、一人分が明確であれば、自然ときれいに分配されるので、参加者さんの意識を邪魔することはなくなります。

共通ネタがない場合

一方、なんの話をされるか想像がされにくいようなケース。
こちらは、ケータリングデリバリー、飲み物で交流の後押しができる工夫を取り入れることをおすすめします。
たとえば、ちょっと変わった料理（カリフォルニア巻など）があったり、取り分ける係がその場で必要になってくる料理だったり。
そのような料理・飲み物をキッカケにして会話がスタートすることを支援してあげるとよいですね。

気の利いた一品のおすすめ

懇親会の目的は、その場の参加者さんたちが楽しんで、仲良くなって終わることが大半です。
そのために、開催者はいろいろなことを考えられると思います。パーティゲームを企画したり、席を回って会話を盛り上げようとしたり。
その工夫の１つに、「気の利いた一品」をケータリングデリバリーで用意することを試してみてほしいです。

極端な例で、シャンパンタワーです。
あれを間近でみたことのある人はなかなかいません。シャンパンの代わりにジンジャエールでやるのもおもしろいですね。
あとは、料理で、普通の和洋中でありきたりのものではない、フルーツとか、おつまみで珍しいもの、オリジナリティのあるものを提供されている業者さんを探すとか。
あるいは、開催者自らが何か独自に準備するのもその人らしさがでてよいかとおもいます。

ケータリングデリバリーが懇親会に向いている理由

ここまで、懇親会についてどうやって開催していくかをお話してきましたが、ケータリングデリバリーが懇親会に向いている理由を整理してみたいと思います。

１．準備の手間が省ける

まず、手間がなくなることです。業者さんに人数とコース、日時場所を伝えさえすれば、そのとおりに準備してもらえるので、あとは待つだけ。料理や飲み物を探したり買い出ししたりする手間が一切なくなります。

２．予算がわかりやすい

そして、一人あたりいくらなのかが明確なので、予算算出が簡単です。掛け算になるので。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
大体のイベント・懇親会は前例があってその通り行っている方も多いかと思います。
ただ、いまいちど開催方法、開催場所を見直してみると、より快適でよい時間を過ごせる人が増えるのではないでしょうか。

これを機に再考してみていただけますと幸いです。

都内の場所ごとにおすすめの業者さんを挙げてもいるので、こちらも御参照ください。
新宿区・渋谷ならココがおすすめ

今回は、トラブルケース、そしてそれを防止するための注意点をご紹介いたします。

トラブルケース

想定できるトラブルケースをご紹介します。

キャンセル料トラブル

よくあるのがキャンセル料トラブルです。

これはほぼお客さん側が支払う形になりますが、「知らなかった」といって押し切ろうとして揉め事になるケースも。

一時期、ニュースにもなりましたが、連絡なく飲食店の予約をキャンセルして、大赤字になってしまったこともあります。
こうした場合、迷惑が多量ですので注意してください。

注文ミストラブル

「７品コースなのに、５品しかない」

オーダーミスがあると、手間がかかります。
２度確認（ダブルチェック）を癖付けることをおすすめです。

値段、コース名、内容、時間、場所。

ひとつでもずれると会が台無しになる危険性があります。

食中毒トラブル

いちばん最悪なのがこれ。味がまずくても多少のミスがあっても、食中毒になってしまうよりはぜんぜんよいです。

「そうはいっても食中毒トラブルはどう防ぐのか？」

料理内容と季節を把握して注文することは幹事さんのできることです。

たとえば、モノが腐りやすかったり、菌の繁殖しやすかったりする夏とかの季節に、ナマモノは避けるなど。
業者さんももちろん最善の注意を払っているはずですが、ケアできるところは確実にしておくことで、心配・リスクが低減します。

料理を注文するときに

費用や内容を元に、業者を決めたあとにすることがあります。

「利用上の注意点」、「キャンセル規約」について、理解しておく必要があるのです。

・キャンセルは何日前まで対応可能なのか
・注文変更は何日前まで対応可能なのか
・人数変更は何日前まで対応可能なのか
・キャンセル料はいくらくらいかかるのか。

この点は把握し、関係者に情報共有しておくことが大事です。

もちろん、パーティーやイベントに参加する人数が増減された場合、ギリギリまで待つのではなく、なるべく早く、業者さんに連絡をしましょう。
プランや人数の変更を密にとると、迷惑がかかりにくいですし、サービスもよくなるケースがあります。

だれもが一度は料理の配達サービスを利用したことがあるはず。

ですので、「だれでもできる」と。そうお思いでしょう。たしかにそうです。だれにでも、できます。電話やメール、webサイトをつかって、業者さんに連絡をとればよろしい。

ただ単に料理を並べるだけでよいのであれば…!

ケータリング・デリバリーを利用することは、場を盛り上げたり、より参加者さんに楽しんでもらったりすることが真の目的だと、私は考えています。そう考えると、工夫するポイントがみつかります。

今回は、ケータリングデリバリー担当者さんをみていて、感じた、ひと味ちがうポイントをご紹介いたします。

料理がちがう

ケータリングデリバリーの話なので当たり前なのですが、やはり料理もひと味ちがうものがでてきたりします。

デザートがついていたり、バランスが取れていたり、彩りがよかったりします。
盛り付けもみだれがあれば直したり、ある程度時間に余裕をもっての準備をされていることがありますね。

業者さん選びもよく調べていたりします。
このブログでもランキングは表示していますが、これに限らずいろいろと調べてみてください。

陳列がちがう

飲み物を自分たちで調達される方がいます。

缶ビールにチューハイ、サワーなど。
通常、配置はテキトーに混ぜ合わせて各テーブルに置いたりします。

しかし、ひと味ちがう担当者は、「華やかに配置」するのです。

たとえば、ビリヤードの珠のように三角においてみることはもとより、まるでシャンパンタワーのように高さをもたせた置き方をみたこともあります。

もちろん、場の雰囲気にもよるのですが、そうして目で楽しませてくれるのはうれしいですよね。

また、種類を混ぜ混ぜにしていろいろなところに分散させて置くのではなくて、同じ銘柄を集めてタワーにしているケースもありました。実はその方が選びやすいと好評も得ているようでした。

片付けがちがう

よくあるパターンに、会が終わってから有志さんがそれぞれ廃棄やゴミを捨てたり片付けたりと動いてくれるものですね。

ひと味ちがう担当者は、その手間さえも楽にしていました。

開催中に気づいたゴミを片付けていたのです。テーブルの上に散らかった紙皿や紙コップがありがちですが、方してしまっていたのです。

「まだ使っているのに」といわれそうですが、そうでもない。新しいお皿を使うのです。

実はみなさん、同じ紙皿を使う理由は、もったいないから。だとお考えのようでして、捨てられたなら素直に新しい皿を使おう、と考えるようです。

もちろん、もったいない派や、ゴミ増えてしまう派もありますので、人によって、場によってやり方は異なるはずでしょう。

でも、ひと味ちがう担当者はトライしてみます。

今度、担当者になったらちょっと手を動かしてみてはいかがでしょうか。

まとめ

ただ人から任されたからと、前例をただ踏襲するだけの担当者ではおもしろくないです。

今回ご紹介したような一風変わったチャレンジングなケータリングデリバリー担当者になってみていただけますと、私も仕事が楽しくなります。

場所選びも担当者の腕がでるところかもしれません。
いずれにしろ、いろいろ試して、ひと味もふた味もちがうケータリングデリバリー担当者になっていただきたいです。

そんな言葉もあるらしい(?)ですが、当然、いい思いだけじゃなく、いやな思いをしてしまった方もいらっしゃいます。

今回は、どんなことを失敗してしまったのか。失敗例から学べる内容にしたいと思います。

見た目が想像とちがった

よくある話で、諦めちゃっている人も多いのではないでしょうか。

「写真だとすごくゴージャス！これで1500円はやすい！」

数日後…シナシナな料理…

そんな経験ありませんか？

業者さんの公式HPだとこういうことが起こりがちです。当ブログをみてくださっている方なら他にもいろいろと調べていると思いますが、正解です。

実際にどんなものが届いたか、この情報社会では公開している方がいたりします。twitter,facebook,ブログ。様々なお客さまの声があるので、数分間さがしてみましょう。

料理が冷えていた

時間に余裕をもたせるため、早めに配達してもらったデリバリーのケースがあります。

結果、冷えてあまり満足できなかったとか。

業者さんの中には、あたためることができる容器を使っているところもあります。
注文前に、確認しておくと、参加者さんからよろこばれるはずです。

人数が減ってしまった

料理を頼むときに、人数は必ず業者さんから聞かれます。

30名のつもりが、あれよあれよと25名になってしまうと、5名分、料理が余ってしまいます。
一生懸命たべても5名分は余分だったということになります。

注文の際は、ドタキャンの可能性も業者さんに伝えた上で、20~30名です。と伝えるのがよいです。

盛り付けがぐちゃくちゃ

プラスチックでできた平皿にドカっと持った料理は、斜めにするとぐちゃくちゃになってしまいます。

「料理は腹に入れば同じ」なんていう人もいますが、場によっては、それは言語道断ということも。

TPOによりますが、見た目をキレイにしたほうがよい場面では、きちんと確認とりましょう。盛り付けはどのようなものですか？と

希望のものが追加料金だった

居酒屋の飲み放題でもよくあるパターンです。

「このコースにビールは入っておりません。追加料金になります」

このようなことがケータリング・デリバリーでもあります。

1000円のコースと銘打ってキレイな画像がある。しかし問い合わせてみると、それは２つ上のグレードのコース。

ちょっと騙され的になって嫌ですね。

これに対する対策は、webサイト注文があるならちゃんとメニューのページまでいって確認すること。
電話受付があるなら、早めに電話問い合わせしてしまうこと。

しっかり調べたつもりが…なんてことになると、もったいないですので、しっかり肉眼（肉声）で確認しておきましょう。

まとめ

今回は、ケータリング・デリバリーに限らず飲食店にありがちではありますが、注文の失敗例を挙げて、対策をご紹介しました。

担当者さんはいま一度、慎重に選んでいただければと思います。

もし、「こんなことがあったよ！」という体験談があればコメントください。

その続編として、今回は、いざ社内開催しようというときにどう進めたらよいのかという観点で、お話していこうとおもいます。
題して、歓送迎会を社内開催するためのコツです。

歓送迎会の目的の再確認

どんな作業を進めるときにでも、確認しておくことが大切なことですが、まず、そもそも歓送迎会はどこのだれのために開催するのかを改めて確認することから始まります。
たとえば、参加者の属性が、25才の女性なのか、45才の男性なのか。
これだけでも、どんな会が良さそうか、イメージが変わってくるかと思います。

25才の女性の場合、洋風でおしゃれなデザートがあると喜ばれるかも、という発想になるかもしれません。
45才の男性の場合、こってりしたお肉よりも、さっぱりお寿司、ヘルシーな食べ物がよさそうだ、という発想になるのかもしれません。

このように、参加者の属性によって選択肢が分かれていきます。
会社にとって大事なお客様がくるのかどうか、そのときの雰囲気はカジュアルがよいのか豪華な感じがよいのか。
どうおもてなししたらよいのかは、目的によりますし、食べ物（ケータリング・デリバリー）も同様です。

参加人数の確認

飲食店ほど厳密な人数把握は不要ですが、大雑把にでも、何人くらい参加するのかはもちろん把握すべきですので、確認しておきましょう。
参加人数の確認について、詳しくはこちらの記事（「イベントの人数調整問題」）に工夫の仕方を記載しています

料理はケータリング・デリバリーを

パーティや懇親会の社内開催が決定されたとなったら、料理と飲み物の手配が必要になってきます。
さきほども述べましたが、大人数となってきた場合、いっそうケータリング・デリバリーが便利です。
人数の目安がわかっていれば、電話で「◯◯人くらいです」と担当者さんに伝えさえすれば、その量をうまくアレンジして作ってきてくれるからです。
一般的なデリバリーピザの場合を考えてみると、「M３つとL２つで足りるかな…」など頭を悩ますことになることは容易に想像できます。

さらに、「ピザだけだとつまんないから、お菓子も買ったほうがいいかな…お菓子はポテチ？おせんべい？甘いもの..?」なんてどんどん考えることが増えて複雑でむずかしくなっていきます。
メニュー構成まで考えることはかなり負担になります。そこまでやっていると、本業にも差し支えるかもしれないです。
この、時間的コスト、メニューのバランスというパフォーマンスを考えたら、「手っ取り早くケータリング・デリバリー」のコストパフォーマンスは申し分ないです。

飲み物の調達にボトル少々

飲み物は、缶のお酒ばっかりだと、ちょっと物足りないと思われるかもしれません。ワイン、日本酒、ウィスキーのボトルがいくつかあるだけで見栄えはよくなるのでお薦めです。

ケータリングの業者さんによっては、飲み物のサービスも提供していることがあるので、先にそちらを確認しましょう。こちらも、人数とボトル本数のちょうどよいバランスは、業者さんが熟知しているので相談しましょう。
ただし、ちょっとお値段がかかるので、自前調達も検討してもいいと思います。カクヤスさんであれば、数千円で見栄えを整えることができるので、ひと手間かけてもおもしろいです。

参加者の声をきいてみる

そして、できることなら、参加者の声をきいてみることも、取り入れてみてください。
ここまで上げてきた、料理や飲み物はもちろん、どんな場所がよいか、希望を軽く聞いておくと、検討する時間も節約できる上に、満足度向上が期待できます。
全員に満足してもらうことはなかなか難しいものですが、「みんなのために頑張ってくれている」と思ってもらえれば、やる気にもなりますし、参加者もよろこんで参加してくれるはずです。
普段から周囲の人とコミュニケーションをとっておくことも、満足度を上げるコツに通じます。
もし、意見をヒアリングしたこの時点で、「普段いかないところがいい」なんていわれたら社内開催は危ぶまれますが、そういう意見もとっておいて、引き継ぎのときに共有しておきましょう。

まとめ

経験則にはなっていますが、今回は、歓送迎会を社内開催する場合に考えてほしいコツをご紹介しました。

歓送迎会の目的、だれのためにやるのかから始まって、料理はケータリングデリバリーがおすすめです。
飲み物はボトル少々。
参加者さんにも軽くヒアリングしてよろこんでもらえる選択を心がけるのがポイント。
あるいは、人数の把握さえできれば、ケータリング業者さんにトータルコーディネートを相談することもできます。
考えることが多く、はじめての担当者さんは大変だと思いますが、当記事にて紹介したことをご参考にしてください。
ケータリング業者のランキングもご紹介しています。

1.レンタルスペースの種類

レンタルスペースはを大きく分けてみると、２つに分けることができます。
「会社経営のもの」「個人で経営しているもの」に分かれるので、その特徴を確認します。

会社経営のもの

会社や企業が運営しているもので、ビルの一室だけでなく、最初から貸し出すのを目的に作られた場所を運用しているものがほとんどです。
ホテルの会場の手配など大型イベント会場なんかも一括して運営の代行をしているので選択できる幅が多いのも特徴といえるでしょう。
また、会社で運営しているので、予約や問い合わせのやり取りのマニュアルがしっかりしており、スタッフのサービスが丁寧なのもポイントでしょう。
ただし、会社が運営している場合よくあることですが、利用料が個人の運営と比べて高くなることもあります。

個人が運営しているもの

会社と比べて、個人で運営しているものは種類もそこまで多いわけではありません。
例えば、自宅の一部やその人が持っている物件を時間貸ししているケースが多いです。
どう行った場面に最適化と言うと、利用料が安く、アットホームな雰囲気の空間で過ごしたい場合に適していると言えます。
ただし、料金が安いことから、設備等の期待はあまりできない場合もあるのでそこは目的によって使い分けるといいかもしれません。

2.立地やアクセス

どういった場面で使うにしても、必ず参加者を呼ぶ必要があります。
お迎えの車を出すとしてもそれにそった駐車場なんかやアクセスのよさは確認しておく必要があるでしょう。
その為、きてもらう人の為にアクセスの良い場所であるかどうかの確認が必要になってきます。

まず、場所を確認する際に大切なのは、駅から近い場所であるかが重要になってきます。
アクセスがいい場所を選択することで、参加してくれる方々の負担を減らせることができ、結果的に全体の満足度に繋がるからです。
また、アクセスも重要ですが、わかりやすい場所であることもポイントとなってくるので、駅から近いからといって油断しては行けません。

会議などの仕事で使用する場合には、遠方からくる人もいるかもしれないので、駅に近い場所を選ぶことは相手を気遣う上で重要なポイントとなってきます。
また、目的によっても異なりますが、周辺に飲食店やコンビニ、スーパーなど、日用品が帰る施設があると何かを用意する場合に便利なので覚えておきましょう。

3.設備や広さ

利用する際に設備や部屋の広さはとても重要です。
目的にそって、レンタルスペースを利用する前に、参加する人数を把握することで必要となる広さを明確にしておきましょう。
どれくらいの人数を収容するのかだけでなく、立食になるのか、会議形態でテーブルと椅子が必要になるのかなども明確にする必要があります。
場合によっては、テーブルや椅子を増やしたり、減らしたりすることが可能かなどその部屋の利用範囲も確認しておきましょう。
利用する目的によって、必要となる設備は異なってくるので、プロジェクトはいるのか、マイクやホワイトボードはどうするか、キッチンやカラオケ設備は必要かなど、どういった設備が必要なのかをしっかりと確認しておきましょう。

4.料金について

利用料金を確認する

利用する場所や会議室によって料金は様々です、また、提供している会社によっても料金は変わるので気をつけてください。
基本は、webサイトの料金表をチェックすることが大切です、会社によっては料金がわかりにくいところも多くあるので注意が必要です。
見積もりを出さないと料金が明確にならないところもあるのですが、そういったところはあまりサービスがよくないところの可能性も高いので最初から利用を検討するのもいいかもしれません。
シンプルにわかりやすく、利用料を他の会社とも比較しやすいところだけをチェックするだけでも自分にあった会社を選択できると思います。

支払い方法・手数料を明確にする

利用する前に、支払いするときの方法を確認しましょう。
銀行振込なのか、当日現金払いなど運営している会社によって色々あります。
個人で運営している場合は、そこがややこしい場合もあるので事前に把握しておきましょう。
会社での利用の場合は領収書を発行してもらうことが可能か、事前に見積もりを出していただけるかも合わせて確認するといいでしょう。

また、物販を行ったりした場合に、売り上げの一部を販売手数料として徴収されるところも存在します。
事前にそういった手数料がかからないことを確認しておきましょう。

5.キャンセル料を把握する

予約した際に、場合によってはキャンセルをしないと行けない場合があります。
そういった場合は、いつまでならキャンセル料がいくら発生するかを確認しておきましょう。日程によって料金も変わるので発生する日数やそれにかかる料金を確認するのが大切です。

6.ケータリングサービスがあるか

レンタルスペースを利用する場合、料理を持ち込めるような場所はいっぱいあります、そういった場合ケータリングを合わせて利用できるか確認しておきましょう。
レセプションの後に、軽食や飲み物が用意できるのなら場所を移動せずに飲み会を行うことができます。
料理や飲み物があることで、参加者の肩にも喜ばれ、会議やイベントの満足度も向上するのは間違い無いでしょう。

ただし、レンタルスペースを運営している会社によっては、独自のケータリングプランを提供しているところもあるのですが、基本的にその会社と提携しているケータリングなので仲介料がかかっていたりすることで割高になっていることがあります。
ケータリングの利用を一括して行ってもらうのは楽ですが、料金や料理の質にこだわりたい方は、ケータリングのお店の選択は別に行った方がいいでしょう。
他の記事でも紹介していますが、その会社が提供している会社が本当にいいケータリングとは限らないので、それぞれの口コミや評価も参考にしてみてください。